A transição para a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) Padrão Nacional representa uma das mudanças mais significativas na forma como prestadores de serviços emitem documentos fiscais no Brasil.

Criada para unificar os diversos sistemas municipais existentes, a NFS-e nacional simplifica processos, reduz custos operacionais e prepara empresas para as futuras mudanças tributárias do país. Com prazo de obrigatoriedade estabelecido para 1º janeiro de 2026, é fundamental que clínicas, consultórios e demais prestadores de serviços compreendam como essa padronização impactará suas rotinas administrativas.

Aqui você confere as respostas para as dúvidas mais frequentes para ajudar sua clínica a se preparar adequadamente para essa nova realidade. São elas:

1. O que é a NFS-e Padrão Nacional?

2. Qual a diferença entre a NFS-e municipal e a NFS-e Nacional?

3. Quem é obrigado a emitir no padrão nacional?

4. Quais são os prazos para adequação?

5. Como emitir a NFS-e Nacional?

6. Quais as principais mudanças no layout e campos da nota?

7. Como saber se meu município já aderiu ao padrão nacional?

8. Qual o impacto fiscal e tributário para prestadores de serviço?

9. O que muda para empresas que prestam serviços em diversos municípios?

10. Como clínicas e prestadores de saúde devem se preparar?

11. Quais os principais benefícios e desafios dessa mudança?

1. O que é a NFS-e Padrão Nacional?

A NFS-e Padrão Nacional é uma padronização da emissão de notas fiscais de serviços válida em todo o território brasileiro. Diferentemente do modelo anterior, em que cada município operava seu próprio sistema com regras e layouts específicos, o padrão nacional estabelece um formato único, com processos, estrutura de dados e interoperabilidade unificados. Essa unificação facilita a vida de empresas que prestam serviços em diferentes cidades e reduz significativamente a complexidade operacional e os custos de adequação tecnológica.

2. Qual a diferença entre a NFS-e municipal e a NFS-e Nacional?

A principal diferença está na gestão e padronização. Tradicionalmente, cada município brasileiro mantinha seu próprio sistema de emissão de NFS-e, com layouts, campos obrigatórios e processos distintos. Isso gerava grande complexidade para empresas que atuavam em várias cidades, pois precisavam se adequar a múltiplos sistemas simultaneamente. A versão nacional propõe um padrão comum que simplifica e integra essa emissão, permitindo que prestadores de serviço utilizem um único formato independentemente do município onde o serviço foi prestado, desde que a cidade tenha aderido ao convênio nacional.

3. Quem é obrigado a emitir no padrão nacional?

A obrigatoriedade de emissão no padrão nacional depende da adesão de cada município. Uma vez que a prefeitura adere ao sistema nacional, os prestadores de serviço que atuam naquela localidade passam a emitir notas fiscais seguindo o novo padrão. Microempreendedores Individuais (MEI) que prestam serviços em municípios já aderentes já estão, em muitos casos, obrigados a utilizar o sistema nacional. Para demais contribuintes, a obrigatoriedade segue cronogramas específicos estabelecidos por cada município, embora a tendência seja de universalização até janeiro de 2026, quando o padrão se torna obrigatório nacionalmente.

4. Quais são os prazos para adequação?

A partir de janeiro de 2026, a NFS-e Padrão Nacional se tornará obrigatória em todo o país, conforme estabelece a Lei Complementar nº 214/2025. Os municípios que não aderirem até essa data estarão sujeitos a sanções, incluindo a suspensão de transferências voluntárias da União. A Receita Federal recomenda que os municípios ainda não aderidos façam a adesão até outubro de 2025, permitindo tempo hábil para testes e ajustes. Para empresas prestadoras de serviços, o prazo de adequação acompanha a adesão do município onde atuam, mas é recomendável iniciar os preparativos desde já para evitar transtornos de última hora.

5. Como emitir a NFS-e Nacional?

A emissão da NFS-e Nacional pode ser feita de duas formas principais. A primeira é através do portal oficial do Emissor Nacional (nfse.gov.br), onde é necessário realizar cadastro com CNPJ ou CPF, preencher os dados do serviço prestado, informações do tomador, valor, código de serviço conforme a Nomenclatura Brasileira de Serviços (NBS), e enviar a nota. A segunda opção, mais adequada para empresas com volume maior de emissões, é a integração via API ou webservice, que permite a automação do processo diretamente dos sistemas de gestão utilizados pela empresa. Após a emissão, a nota fica armazenada no ambiente nacional ou no sistema municipal aderente, garantindo sua validade e rastreabilidade.

6. Quais as principais mudanças no layout e campos da nota?

O padrão nacional traz importantes modificações na estrutura do documento fiscal. Entre as principais mudanças estão a inclusão de campos preparatórios para os futuros tributos da reforma tributária (IBS e CBS), a obrigatoriedade de utilização de códigos de serviço padronizados pela Nomenclatura Brasileira de Serviços (NBS), novos grupos de informações no arquivo XML da nota e a exigência de integração por API ou webservice para emissões em volume. Essas alterações visam não apenas padronizar a emissão atual, mas também preparar o sistema tributário brasileiro para as mudanças que entrarão em vigor nos próximos anos com a reforma tributária.

7. Como saber se meu município já aderiu ao padrão nacional?

Para verificar se o município onde sua empresa atua já aderiu à NFS-e Padrão Nacional, é necessário consultar o site oficial da prefeitura ou acessar a página da NFS-e nacional (nfse.gov.br). Muitas cidades já iniciaram a adesão gradual, começando pelos MEIs e expandindo progressivamente para demais categorias de contribuintes. É importante acompanhar essas informações regularmente, pois os cronogramas municipais podem ser atualizados e novos prazos podem ser estabelecidos.

8. Qual o impacto fiscal e tributário para prestadores de serviço?

Do ponto de vista fiscal, a NFS-e Nacional proporciona maior rastreabilidade das operações e facilita o cruzamento de informações entre bases de dados federais e municipais, aumentando o controle da administração tributária. No aspecto tributário, o sistema já contempla campos para os novos tributos que serão implementados com a reforma tributária (IBS e CBS), exigindo que prestadores de serviço estejam preparados para essas alterações futuras. Operacionalmente, a principal mudança está na necessidade de adequação dos sistemas de emissão, revisão de processos internos e capacitação das equipes responsáveis pela emissão de notas fiscais.

9. O que muda para empresas que prestam serviços em diversos municípios?

Para empresas que atuam em múltiplas localidades, a NFS-e Nacional representa uma simplificação significativa. Ao invés de gerenciar diferentes sistemas, certificados digitais e processos específicos para cada município, essas organizações poderão centralizar a emissão em um único padrão, reduzindo custos operacionais e minimizando riscos de erros. No entanto, é importante que os sistemas de gestão utilizados suportem o padrão nacional e sejam capazes de se comunicar adequadamente com municípios que optarem por manter emissão local temporariamente, garantindo a interoperabilidade durante o período de transição.

10. Como clínicas e prestadores de saúde devem se preparar?

A preparação envolve algumas etapas fundamentais. Primeiro, é essencial verificar quais municípios onde sua clínica atua já aderiram ou aderirão ao padrão nacional e seus respectivos prazos. Em seguida, certifique-se de que seu sistema de gestão ou software de emissão de notas fiscais suporta o novo padrão e, se necessário, entre em contato com seu fornecedor para solicitar atualizações. Revise também seu catálogo de serviços para garantir que os códigos utilizados estejam de acordo com a Nomenclatura Brasileira de Serviços (NBS). Sempre que possível, realize testes de emissão em ambiente de homologação antes de iniciar a emissão em produção. Por fim, invista em treinamento para sua equipe administrativa, garantindo que todos compreendam as mudanças e estejam aptos a operar o novo sistema.

11. Quais os principais benefícios e desafios dessa mudança?

Entre os benefícios, destaca-se a significativa redução de complexidade operacional e custos para empresas que atuam em múltiplas localidades, maior controle e transparência tanto para prestadores quanto para a administração tributária, e a preparação adequada para o futuro da tributação sobre serviços no Brasil. Os principais desafios incluem o cronograma de adesão não uniforme entre municípios, que pode gerar um período de convivência entre sistemas antigos e novo padrão, a necessidade de investimento em adaptação tecnológica e integração de sistemas, além da mobilização de recursos internos para treinamento e ajuste de processos durante a transição.

A transição para a NFS-e Padrão Nacional é inevitável e representa um avanço importante na modernização do sistema tributário brasileiro. Compreender suas exigências, preparar-se adequadamente e contar com parceiros tecnológicos capacitados são passos fundamentais para garantir uma transição tranquila e manter sua operação em plena conformidade. A Tivita já está totalmente preparada para esse novo cenário, oferecendo soluções alinhadas ao padrão nacional e suporte completo para que sua clínica atravesse essa mudança sem complicações.