O paciente sai da sala e a terapeuta fica sozinha com o teclado, na tentativa de lembrar tudo o que acabou de ouvir. O prontuário fica para o fim do dia, para o fim da semana ou nem acontece. No Impulso Tivita #6, apresentamos o Agente Tom, que preenche o prontuário na consulta e entrega o registro pronto para revisão antes de o paciente sair.

No último semestre, sentamos na recepção, passamos pelo financeiro e pelo faturamento, conversamos com a coordenação e acompanhamos o atendimento na sala. Os próprios profissionais contaram que o prontuário atrasado é rotina. Até aqui, a Tivita trabalhava ao redor do atendimento. Entrar na consulta pediu mais tempo de construção do que qualquer outro lançamento.

No vídeo, você conhece também o Tom ABA, o CRM com IA e o eumarco.ai, e ouve da Interclínicas como foram os primeiros meses com o Tom ABA. Abaixo, o resumo de cada novidade e como começar a usar.

O que a Tivita lançou no Impulso Tivita #6?

A Tivita lançou quatro novidades: o Agente Tom, o Tom ABA, o CRM com IA e o eumarco.ai. Todas saíram de visitas a clínicas, da recepção à sala de atendimento.

• Agente Tom: acompanha a consulta e deixa o prontuário pronto para revisão.

• Tom ABA: leva a coleta de dados da sessão de ABA para o celular da terapeuta.

• CRM com IA: três agentes que trazem de volta o paciente que faltou ou não retornou.

• eumarco.ai: busca gratuita em que o paciente encontra a clínica e agenda.

O Agente Tom se junta à Júlia, no WhatsApp, e à Agente Tais, que cuida dos convênios.

Como o Agente Tom entrega o prontuário pronto ao fim da consulta?

O Agente Tom escuta a conversa com o paciente e, quando o atendimento termina, uma prévia do prontuário está pronta para revisão e assinatura. A profissional revisa em vez de escrever do zero, e a versão final é sempre dela.

O registro sai no modelo da clínica, campo a campo. A cada retorno, o Agente Tom escreve um resumo do histórico, e a profissional chega preparada em 2 minutos.

“Entrar na consulta é outro nível de responsabilidade. Ali estão a fala do paciente, o raciocínio do profissional e um registro que tem valor clínico e legal”, diz Claudio Franco, CEO e cofundador da Tivita.

O áudio serve apenas para gerar a transcrição e é eliminado em seguida. Na plataforma permanece só o texto criptografado, dentro das normas da Lei 13.709/2018, a LGPD, que trata dado de saúde como dado pessoal sensível. O Agente Tom funciona em consultas presenciais e online, para qualquer especialidade, com 30 dias de teste sem custo.

O que o Tom ABA muda na sessão, na supervisão e para a família?

O Tom ABA tira a coleta de dados da folha de papel e a leva para o celular da terapeuta, no chão, com a criança. Um toque inicia a sessão e um toque registra cada tentativa. Quem prefere a voz fala, e o Tom ABA anota. Acertos, erros e níveis de dica viram dados do programa na hora, mesmo sem internet.

Na supervisão, a experiência passa para o computador. Ao fim de cada sessão, a curva de aprendizagem de cada programa está atualizada, com a linha do critério de domínio. O supervisor monta o relatório do período em poucos cliques e constrói o PEI com apoio do Tom ABA.

O convênio recebe o relatório mensal em PDF. A família recebe um recado em linguagem simples depois da sessão e acompanha, com login próprio, as fotos e evoluções do dia. O Tom ABA está pronto para trabalhar com os protocolos que a clínica já utiliza, como VB-MAPP, Denver, CARS e Socially Savvy, com a licença que ela já tem. Quem tem metodologia própria monta os próprios programas, alvos e critérios.

O que a Interclínicas diz dos primeiros meses com o Tom ABA?

A Interclínicas passou a entregar plano e devolutiva no mesmo dia; antes, a espera ia de 10 a 15 dias. A rede tem mais de 40 anos, 6 unidades e mais de 1.000 famílias atendidas, como mostra o estudo de caso da Interclínicas.

“Os terapeutas chegavam pra gente e falavam: ‘isso mudou a nossa vida. A gente lança ali e já aparece o gráfico’”, conta Isabele Prado, supervisora da Interclínicas. Antes, o gráfico nascia no papel e passava pela planilha até virar relatório.

A mudança chegou às famílias. “Hoje os pais entram lá com o e-mail e todos os dias eles conseguem ver uma fotinha”, diz a supervisora.

Como o CRM com IA traz de volta o paciente que não retornou?

O CRM com IA da Tivita põe três agentes para trabalhar 24 horas sobre o histórico da agenda da clínica. O primeiro identifica quem deveria ter retornado e ainda não voltou. O segundo identifica quem faltou no dia e tenta remarcar na hora. O terceiro mede quanto de faturamento cada campanha trouxe.

A ideia veio de uma clínica com mais de 20 anos de operação e mais de 120 mil pacientes no histórico. A sócia queria falar com todos eles sem soar robotizada, e a recepção não tinha tempo. Cada mensagem sai do número de WhatsApp da própria clínica, ligada ao momento do paciente.

O que é o eumarco.ai e como a clínica entra?

O eumarco.ai é a busca de profissionais e clínicas de saúde da Tivita, feita em linguagem natural. O paciente escreve o que procura do jeito que fala. Para quem já é cliente, a agenda da Tivita aparece nas sugestões de horário e no link de agendamento automático. O perfil é gratuito: basta cadastrar a clínica no eumarco.ai.

Perguntas frequentes sobre o Impulso #6

O Agente Tom guarda a gravação da consulta?

O Agente Tom elimina o áudio logo depois de gerar a transcrição. Na plataforma fica apenas o texto do prontuário, criptografado.

Preciso trocar meus protocolos para usar o Tom ABA?

A clínica mantém os protocolos e as licenças que já tem. O Tom ABA organiza a coleta de dados no formato de cada um e aceita metodologia própria.

A coleta do Tom ABA funciona sem internet?

Sim. A terapeuta registra as tentativas no celular mesmo sem conexão, e o Tom ABA sincroniza os dados quando a internet volta.

Para começar, teste o Agente Tom por 30 dias, sem custo, e saia da sala junto com o paciente. O Tom ABA e o CRM com IA você contrata pelo chat da plataforma, e o time configura do jeito que a sua clínica trabalha.