A rotina de quem gerencia uma clínica que atende convênios médicos é marcada por um desafio constante: dar conta da burocracia, dos prazos apertados, da instabilidade das operadoras e das cobranças diárias por produtividade. Para Roberto Esposito, fundador do Núcleo Alcance de Desenvolvimento Humano, em São Paulo, a palavra “caos” não era exagero.

“Quando a equipe da Tivita chegou, a gente estava em cenário caótico. Um verdadeiro colapso operacional”, relatou Roberto durante o painel de encerramento do evento de lançamento das Agentes Digitais da plataforma.

O Núcleo, fundado há mais de 35 anos, é referência em atendimentos multidisciplinares para pessoas com autismo e outros transtornos do desenvolvimento. A operação envolve milhares de guias por mês, diferentes regras por convênio, prazos apertados e tarefas altamente manuais, um ambiente onde cada erro custa tempo, dinheiro e a saúde mental dos envolvidos na operação.

Foi nesse contexto que Roberto aceitou o desafio de testar, em primeira mão, a Agente Digital Tais, desenvolvida pela Tivita para automatizar as rotinas de autorização, execução, faturamento e conciliação de guias com convênios médicos. 

“A gente não tinha nenhum benchmark, era um projeto inédito. Mas desde o primeiro contato sentimos que era diferente”, relembrou.

Em poucas semanas, a Tais substituiu processos que antes tomavam horas de trabalho humano, como emitir guias manualmente, acessar portais de operadoras, inserir senhas e montar lotes de faturamento. 

“Ela faz em 2 segundos o que um funcionário treinado levava dois minutos e meio para completar”, afirmou Roberto. 

Ao todo, foram mais de 2.500 tarefas automatizadas em cinco semanas. Em média, a Tais se mostrou 75 vezes mais rápida e garantiu um ROI de 1,9x já nos primeiros dois meses, apenas com um convênio.

Um dos principais impactos foi a possibilidade real de crescimento com controle.

“Dois meses atrás, só de pensar em expandir, a gente já sentia dor de cabeça. Hoje, o cenário mudou. A gente consegue atender mais pacientes sem precisar crescer a equipe administrativa. Isso muda completamente o nosso planejamento”, reforçou.

Além da performance, a experiência com a Tais evidenciou um diferencial da Tivita: o foco em resolver problemas reais, mesmo em operações complexas.

 “A gente sempre ouviu que nosso sistema era insubstituível. Mas a Tivita se dispôs a integrar a Tais com nosso ERP atual e ela já opera nele, sem precisar trocar tudo de uma vez. Isso fez toda a diferença”, explicou Roberto.

Com a Tais, o Núcleo Alcance passou a rodar todas as guias da semana seguinte na sexta-feira à noite. 

“Chegamos na segunda-feira com tudo pronto, impresso e com as senhas autorizadas. Quem vive a realidade de convênios sabe o que isso significa”, comentou. 

Segundo ele, essa mudança trouxe mais previsibilidade, segurança e tempo para a equipe, que antes começava a semana na corrida para evitar glosas ou atrasos.

A história do Núcleo Alcance também mostra como a automação traz ganhos invisíveis, mas estratégicos.

 “Antes, crescer significava multiplicar os problemas. Hoje, a gente enxerga crescimento como algo viável. Não é só sobre eficiência, é sobre enxergar o futuro com mais clareza.”

Durante o painel, Roberto foi enfático: “A verdade é que foi a primeira vez que uma tecnologia nos ajudou de verdade. A Tais virou parte da nossa equipe.”

O plano agora é expandir o uso da Tais para todos os convênios e implementar a automação do recurso de glosas, etapa final e crítica do faturamento com operadoras. “É o próximo desafio, e sei que a Tivita vai entregar”, disse, sorrindo.

A experiência do Núcleo Alcance é um retrato claro de como a inteligência artificial, quando aplicada com foco e entendimento do problema, transforma realidades. A Tais não veio para ser um robô genérico, veio para assumir tarefas difíceis, em um dos setores mais exigentes da saúde brasileira.

Para clínicas que ainda vivem o “cenário caótico” descrito por Roberto, a mensagem é direta: é possível sair do caos com tecnologia de verdade. E com o apoio de quem entende que automatizar vai muito além de programar, é resolver, junto, o que ninguém mais conseguiu.

Se a rotina da sua clínica também parece um campo de batalha, a Tais pode ser a virada de chave. Clique em “saiba mais” e descubra como automatizar as tarefas mais complexas dos convênios médicos.

Sobre as Agentes Digitais

O lançamento representa um novo marco no mercado brasileiro de tecnologia para a saúde. Com atuação integrada à plataforma da Tivita, as Agentes Digitais já estão disponíveis para o público e para as mais de mil clínicas que utilizam os serviços da startup em todas as regiões do país. O destaque vai além da escala: os resultados conquistados durante a fase de testes comprovam o impacto financeiro e operacional da tecnologia.

A Agente Digital Tais, especializada em convênios médicos, foi responsável por automatizar mais de 10 mil tarefas complexas relacionadas a autorizações, guias e rotinas de faturamento. A tecnologia se mostrou 75 vezes mais rápida que os processos manuais, gerando uma economia de 205 horas de trabalho humano e um retorno sobre o investimento de 1,92. Para clínicas que lidam com filas de autorizações, guias represadas ou glosas recorrentes, a atuação da Tais significa mais previsibilidade, menos estresse e um financeiro mais saudável.

Já a Júlia, voltada à conversão de agendamentos, permite que clínicas operem 7 dias por semana por dia com atendimento automatizado e um tom de voz que se adapta ao da clínica. Os agendamentos mediados por Júlia são, em média, 8 vezes mais rápidos e promovem um aumento de 20% na conversão de pacientes, um ganho real para clínicas que desejam escalar sem aumentar o time, evitar horários ociosos e garantir que cada oportunidade de agendamento se transforme em atendimento confirmado.