Entre uma sessão e outra, o fisioterapeuta fecha a porta do consultório e senta para registrar a evolução do paciente. Essa etapa, que parece rápida, consome em média quase duas horas de documentação para cada hora de atendimento direto, segundo estudo publicado no Annals of Family Medicine com 142 médicos de família nos Estados Unidos. Para quem também depende de um prontuário eletrônico completo para conduzir o tratamento, a lógica se repete: o tempo de tela cresce junto com o volume de pacientes.

O fenômeno não é exclusivo da medicina. Fonoaudiólogos, terapeutas ocupacionais e oftalmologistas enfrentam a mesma pressão: sessões dinâmicas, pouco intervalo entre um paciente e outro, e a exigência de um registro detalhado o suficiente para justificar a evolução clínica perante convênios e para dar continuidade ao tratamento.

O custo da documentação manual para quem atende

Uma meta-análise de 2024 publicada na JMIR Medical Informatics, que reuniu 66.556 profissionais de saúde em 37 estudos, encontrou uma prevalência de burnout de 40,4% entre quem usa prontuário eletrônico na rotina. Entre os profissionais que dedicam mais tempo a tarefas administrativas digitais fora do horário de trabalho, a chance de desenvolver burnout é 2,43 vezes maior.

Na prática, isso aparece de duas formas na rotina de clínicas de fisioterapia, fonoaudiologia, terapia ocupacional e oftalmologia:

1. o profissional termina o expediente e ainda precisa completar prontuários em casa;

2. anotações feitas com pressa ficam genéricas, o que prejudica a continuidade do tratamento na sessão seguinte.

O que está mudando: da digitação para a transcrição automatizada

A resposta que tem ganhado espaço no setor não é reduzir o nível de detalhe do registro, mas mudar como ele é produzido. Em vez de digitar durante ou após o atendimento, o profissional fala naturalmente com o paciente e a tecnologia transcreve e organiza essas informações no formato de prontuário. Esse modelo está entre as soluções mais citadas para reduzir a carga de documentação sem cortar informação clínica, como mostra o levantamento sobre ROI da inteligência artificial na saúde.

A diferença para fisioterapeutas, fonoaudiólogos, terapeutas ocupacionais e oftalmologistas é que cada especialidade tem um vocabulário técnico próprio e uma forma diferente de descrever evolução clínica. Uma ferramenta genérica de transcrição não resolve isso: ela grava o áudio, mas não organiza a informação no formato clínico esperado por cada área.

Como organizar o registro clínico sem perder tempo de atendimento

É esse o problema que o Agente Tom foi desenhado para resolver. Ele transcreve o atendimento e organiza o conteúdo no prontuário no "tom" certo de cada especialidade, adaptando vocabulário e estrutura conforme o profissional é fisioterapeuta, fonoaudiólogo, terapeuta ocupacional ou oftalmologista. Conheça o Agente Tom aqui.

Na prática, o profissional segue atendendo normalmente, sem parar para digitar entre um paciente e outro, e o prontuário chega completo e no padrão da especialidade ao fim da sessão.

Reduzir o tempo gasto com documentação também está diretamente ligado à retenção de profissionais em clínicas. Veja como isso se conecta neste guia sobre como atrair e reter profissionais de alto nível na saúde.