Rafaella Castro nasceu em Porangatu, no Goiás, e foi para Fortaleza estudar. Escolheu a psicologia pelo desejo de cuidar das pessoas e passou anos atuando como psicóloga organizacional antes de abrir a própria clínica. Em 2014, surgiu o espaço que hoje leva seu nome, começando com dois consultórios e uma só profissional fazendo absolutamente tudo.

"Eu era a secretária, eu era a pessoa que autorizava, eu era a pessoa que faturava, que atendia meus pacientes, enfim, que contratava as pessoas. Eu era tudo."

Com o tempo, a clínica foi crescendo. Hoje são sete consultórios e mais de 50 profissionais no corpo clínico. Mas o crescimento trouxe um problema proporcional: os processos administrativos não acompanharam o ritmo. A autorização de convênios era feita de forma manual, com risco constante de erros de digitação em códigos e datas. Um erro em uma guia significava glosa, e uma glosa significava até 120 dias a mais para receber da operadora.

Letícia Lima, responsável pelo financeiro, entrou na clínica como estagiária no setor de autorização e viveu de perto esse cenário.

"Antes da Tivita, a gente tinha muitos atrasos nas nossas autorizações. Uma pilha de guias para autorizar, aquela coisa mais lenta, aquela dificuldade. Porque a autorização impacta no faturamento, que impacta na entrada do dinheiro para a clínica."

O processo manual consumia horas de trabalho por lote de guias, com interrupções constantes e margem alta para falha.

A virada veio de uma decisão tomada por conta própria. Rafaella pesquisou no Google, encontrou a Tivita, fez o primeiro contato e mudou a própria realidade. O impacto apareceu imediatamente na rotina de Letícia. O que antes levava duas horas ou mais para 50 guias passou a sair em 20 minutos. E o fluxo de coleta de assinaturas dos profissionais, que exigia acionar cada psicólogo individualmente para assinar e carimbar cada guia, foi eliminado.

"A Tivita já imprime a guia com a assinatura digitalizada da psicóloga. Então eu não preciso criar esse fluxo de pedir para esse profissional assinar todas as guias de todos os pacientes."

O ganho de velocidade ficou ainda mais evidente no faturamento em maior escala.

"Ontem eu faturei 240 guias em instantes."

Para Letícia, a mudança vai além da eficiência operacional. "Eu costumo dizer para a Rafaella que a Tivita é um sonho, porque é muito rápido", conta.

Para quem ainda hesita, a mensagem de Rafaella é direta, baseada na própria experiência de quem demorou para dar o passo.

"Você não vai se arrepender. Pelo contrário, você vai somar muito. Você não tem noção do quanto é importante ter a Tivita dentro da empresa."

Com processos que antes travavam o crescimento, agora automatizados, a clínica olha para o futuro: dobrar o faturamento e abrir uma nova filial estão nos planos.

A Tivita automatiza as principais tarefas de clínicas, como emissão de notas fiscais, atendimento no WhatsApp, execução de guias de convênios e envio de cobranças, deixando clínicas e consultórios no piloto automático. Com essas soluções, está construindo a infraestrutura financeira que sustenta a nova geração da saúde privada na América Latina.

Assista ao depoimento completo de Rafaella Castro a seguir: