De acordo com uma pesquisa feita pela Statista, foram enviados 9 bilhões de áudios por dia em 2025. Em 2022, foram 7 bilhões. Esse dado demonstra que cada vez mais deixa de ser opcional escutar mensagens de voz deixadas por pacientes.

No entanto, áudio chega sem estrutura: mistura pedido de agendamento, dúvida, informação… tudo no mesmo arquivo. Isso aumenta tempo de triagem, cria uma fila invisível e dificulta auditoria do que foi combinado.

Quando a informação relevante fica “presa” no áudio, ela demora para virar tarefa, registro e decisão. Por isso, clínicas precisam se preparar.

Hoje, já é possível contar com inteligência artificial para o WhatsApp. Chamada de Agente Digital, a Júlia, desenvolvida pela Tivita, foi criada para aumentar a conversão de agendamentos. Na prática, é como uma recepcionista que atende exclusivamente no WhatsApp, e entende mensagens de voz e texto, mesmo com erros gramaticais.

Ela também interpreta imagens, como fotos de carteirinhas, para cadastrar pacientes. Mantendo o tom de voz da sua clínica, ela é personalizada de acordo com as preferências estabelecidas e resolve o gargalo dos áudios de uma vez por todas. Se sua clínica ainda não automatizou esse processo, entre em contato conosco em "saiba mais" e veja o passo a passo abaixo.

Pontos-chave para resolver sem automação

Meça a carga real de áudios: quantidade de áudios, tempo médio e horário de pico;

Defina triagem: quem ouve, como classifica (agendamento, financeiro, orientações, documentos) e para onde encaminha.

Transforme áudio em registro consultável: transcrição e anotação do essencial antes de seguir o fluxo. O WhatsApp lançou transcrições de mensagens de voz, o que facilita essa etapa quando habilitado.

Crie prazos operacionais: tempo máximo para primeira resposta e tempo máximo para resolução por tipo de solicitação.

Reduza risco de perda de informação: padrão mínimo do que deve ficar registrado (data, horário, confirmação, valores, combinados) e controle de acesso ao WhatsApp usado na operação.

Acompanhe indicadores que mudam decisão: tempo de primeira resposta, taxa de confirmação, taxa de faltas e conversão de agendamentos.

Veja também um guia prático para reduzir faltas com confirmações e lembretes no WhatsApp, com métricas e rotinas que a recepção consegue aplicar na mesma semana.

E acompanhe os principais dados da saúde suplementar em 2025 divulgados pela ANS.