Um calendário financeiro de convênios médicos é um documento operacional: ele traduz contrato e rotinas de auditoria em datas, responsáveis e status acompanháveis.

Isso afeta caixa porque qualquer “buraco” entre atendimento, envio e retorno aumenta o tempo até o pagamento e cria divergências difíceis de conciliar. A própria regulação da ANS trata prazos e procedimentos de faturamento, auditoria e pagamento como itens contratuais que precisam estar descritos com clareza.

Para mapear onde as perdas começam e quais pontos do fluxo mais geram negativa ou recusa, vale conectar este calendário ao guia “o que são glosas e como evitar perdas financeiras”.

Como montar o calendário em 7 passos

1- Concentre as regras em um lugar: para cada operadora, extraia do contrato e dos manuais operacionais as datas de fechamento da competência, prazo de apresentação (envio) e padrão de retorno (demonstrativo, relatório de glosas, protocolos).

2- Padronize o que entra como “envio”: trate como envio tudo o que dispara contagem de prazo (lote protocolado, arquivo TISS aceito, guia confirmada), e registre o comprovante associado ao evento.

3- Descreva o “retorno” como evento verificável: retorno útil é o que chega com número de protocolo, análise, glosas aplicadas e indicação do que foi processado para pagamento, porque isso define o que precisa de correção ou contestação.

4- Amarre prazos de glosa a duas datas: data de recebimento do demonstrativo e data-limite de contestação; no contrato, o prazo de contestação deve ser igual ao prazo de resposta da operadora, então o calendário precisa refletir essa simetria.

5- Transforme o calendário em fluxo de status: use um status mínimo por lote (em conferência, enviado, protocolado, em auditoria, com glosa, em contestação, pago) para evitar que pendências virem “nota mental”.

6- Defina uma regra interna de antecedência: estabeleça um prazo interno de conferência e fechamento antes do prazo contratual, para absorver correções de cadastro, autorização e campos obrigatórios.

7- Inclua uma etapa de conciliação: todo pagamento precisa “fechar” com demonstrativo e lote, porque é nesse ponto que glosas recorrentes viram ações de correção no processo, não apenas ajustes pontuais.

Automatize o pré-faturamento de convênios

Quando o volume cresce, o calendário deixa de ser um lembrete e vira um mecanismo de controle. A Agente Digital Tais pode automatizar partes críticas do fluxo de convênios médicos, especialmente as que mais quebram prazo: preenchimento e checagem de guias TISS, validação de campos obrigatórios, avisos de inconsistência e padronização de exigências por operadora.

Na prática, a automação ajuda o calendário em três pontos: reduzir pendências antes do envio, acelerar correções quando existe glosa administrativa e manter rastreabilidade de status por lote, evitando que retornos fiquem “soltos” fora do controle operacional.

Para diminuir erro antes da transmissão e reduzir glosa administrativa, encaixe no calendário um checklist de revisão que vire etapa obrigatória de fechamento.

Perguntas frequentes

Qual é o prazo “certo” para envio e pagamento em convênios médicos?
O prazo aplicável é o do contrato com cada operadora. A ANS trata prazos e procedimentos de faturamento, auditoria e pagamento como itens que precisam estar expressos na contratação, incluindo prazos de contestação e resposta.

O que o contrato precisa explicitar para o calendário funcionar?
Prazos e procedimentos de faturamento e pagamento, a rotina de auditoria e as regras de glosa, além dos prazos de contestação e resposta.

Por que registrar “protocolo” muda o resultado?
Porque protocolo e aceite do lote criam um marco verificável para contagem de prazo e reenvio, reduzindo discussão operacional sem evidência.

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