As glosas (recusas de pagamento por parte das operadoras de saúde) estão entre os maiores desafios das operações que trabalham com convênios. Elas comprometem o fluxo de caixa, atrasam recebimentos e corroem margens financeiras. Em boa parte dos casos, o problema está em etapas simples, como autorizações vencidas, divergências de dados ou preenchimentos incorretos de guias.

Para manter a previsibilidade financeira, é essencial compreender onde essas falhas acontecem, e é exatamente aí que entram os KPIs (Key Performance Indicators). Eles são indicadores-chave que permitem acompanhar o ciclo de receita de ponta a ponta, identificar gargalos e agir de forma preventiva. Abaixo, veja quatro KPIs essenciais.

1- Índice de glosas

O ponto de partida é entender a dimensão do problema. O índice de glosas mostra o percentual de contas recusadas em relação ao total faturado. O ideal é acompanhar esse dado mensalmente e desdobrá-lo por operadora, tipo de atendimento e motivo da recusa.
Um índice alto pode indicar falhas recorrentes no processo de faturamento, ausência de conferência prévia ou problemas na comunicação com as operadoras.

A automação do ciclo de convênios, no entanto, pode ajudar a reduzir drasticamente esse problema. Maior integração entre autorizações, guias e conferência de dados antes do envio da cobrança é a chave para evitar erros e, consequentemente, glosas por falhas humanas.

2- Tempo médio de recebimento

Mesmo quando as faturas são aprovadas, o prazo até o crédito em conta pode variar. Portanto, esse indicador é vital para prever o fluxo de caixa e planejar despesas fixas. Atrasos frequentes podem sinalizar falhas na emissão das guias, pendências de auditoria ou divergências de dados cadastrais.

3- Índice de reapresentação de contas

Outro KPI estratégico é o índice de reapresentação, que mostra quantas cobranças precisam ser reenviadas após correções. Quanto maior esse número, maior o tempo improdutivo das equipes administrativas.

O ideal é monitorar não só o volume, mas também os motivos de devolução: autorização vencida, código de procedimento incorreto, inconsistência no campo de CID, entre outros. Essas informações orientam treinamentos e revisão de fluxos internos, impactando diretamente a performance operacional e o faturamento líquido.

4- Percentual de contas auditadas preventivamente

Auditar antes do envio é a estratégia mais eficaz para reduzir perdas. Esse KPI mede o percentual de contas conferidas internamente antes de serem enviadas ao convênio.
A meta é atingir 100%, mas o mais importante é entender o impacto dessa auditoria no volume de glosas futuras.

Equipes que utilizam ferramentas integradas e processos automatizados conseguem revisar dados em tempo real e garantir consistência, o que reduz drasticamente a necessidade de trabalho repetitivo e acelera a conciliação financeira.

Leia mais: indicadores que todo gestor precisa acompanhar

A combinação de dados financeiros e operacionais é o que sustenta a gestão previsível. Reduzir glosas é mais que corrigir erros: é adotar uma cultura de eficiência baseada em dados. Quando cada indicador é monitorado com consistência, a previsibilidade financeira deixa de ser exceção e passa a ser regra.

Próximo passo: aprofunde-se em como otimizar margens e fortalecer o fluxo financeiro com esse checklist de finanças para identificar falhas ocultas e fortalecer sua operação.