Autorizações negadas, reenvios manuais, glosas: o faturamento com convênios consome horas da equipe administrativa e compromete o financeiro da clínica antes mesmo de o prazo apertar. Para muitas operações, esses processos se acumulam até virar gargalo, e otimizar esse fluxo deixou de ser opcional.

A automação já permite mudar esse cenário. Clínicas em todo o país têm modernizado essa rotina com apoio da Agente Digital Tais, criada pela Tivita para automatizar fluxos de convênios médicos. Veja como ela funciona na prática.

Quais tarefas podem ser automatizadas?

Várias etapas da jornada de atendimento via convênios ainda são feitas manualmente, apesar de repetitivas e sujeitas a erro humano, com regras bem definidas. Entre as que podem ser automatizadas:

• solicitação de autorizações junto às operadoras, com regras específicas por procedimento e plano;

• reenvio de guias negadas, com base no motivo da recusa e preenchimento ajustado;

• preenchimento de guias TISS;

• acompanhamento do status das guias.

Quando essas etapas passam a ser executadas por uma automação como a Tais, o processo fica mais rápido e confiável, mesmo com a equipe offline.

O que é a Agente Digital Tais?

A Tais é a Agente Digital da Tivita especializada em automatizar as etapas operacionais dos convênios médicos. Ela assume as tarefas burocráticas do processo, integra-se às operações da clínica e aos portais das operadoras de saúde, entende as regras de cada convênio, gera guias com os dados corretos e atualiza o status de cada autorização automaticamente.

Para clínicas com grande volume de convênios ou filas de autorizações acumuladas, a diferença aparece rápido na rotina da equipe.

Como a automação funciona na prática

A automação com a Tais segue uma lógica adaptável à operação da clínica:

• solicita autorizações para procedimentos e exames com base nas regras do convênio;

• acompanha o status das solicitações em tempo real;

• preenche guias TISS automaticamente com base nas informações do atendimento;

• detecta e reenvia pedidos negados automaticamente.

A Tais se adapta a operações com processos próprios ou ERPs externos, como no caso do Núcleo Alcance.

O que muda na rotina da clínica

Durante a fase de testes, a Tais automatizou mais de 10 mil tarefas relacionadas a convênios médicos, com resultados como:

• redução de até 75 vezes no tempo de execução de tarefas, em comparação ao processo manual;

• economia de mais de 205 horas de trabalho humano em dois meses;

• retorno sobre o investimento de 1,92 vezes já nos primeiros ciclos de uso;

• queda no volume de glosas por falhas operacionais, com melhora direta no índice de recebíveis.

Esses ganhos se refletem em previsibilidade financeira e escalabilidade: ao liberar a equipe de tarefas repetitivas, a clínica cresce sem aumentar proporcionalmente os custos administrativos. E uma operação com menos falhas no financeiro e na agenda também melhora o relacionamento com os convênios e a experiência do paciente.

Para acompanhar de perto o impacto desses indicadores mês a mês, vale este guia de indicadores essenciais para reduzir glosas.