Entre jogos da Copa, a clínica muda de expediente várias vezes, e cada pausa não avisada vira autorização parada ou XML gerado sem ninguém para tratar. Veja como resolver.
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Júlia Putini
No jogo das oitavas de final da Copa do Mundo, 21 das 27 capitais brasileiras decretaram ponto facultativo ou reduziram o expediente. Com o torneio até 19 de julho e a seleção podendo disputar cinco partidas até a final, quatro delas em dia útil, a clínica enfrenta uma sequência de horários que varia por cidade e por fase do torneio. O calendário de exceção virou rotina no país: o torneio vai de 11 de junho a 19 de julho, quase quarenta dias de horários alterados.
Quem conta com a Agente Digital Tais, automação da Tivita que cuida de pré-faturamento, guias TISS e autorizações de convênio, não precisa se preocupar com essa brecha. A própria clínica programa a pausa dentro da plataforma, o que reduz o risco de a Tais executar uma pré-autorização ou gerar XML num dia em que a operação está de portas fechadas, um dos pontos que já gera glosa em convênios médicos.
Por que isso importa para clínicas
Quando o expediente muda por causa de jogo ou feriado, o fluxo de convênios não some, ele só some da agenda humana. Guia, autorização e faturamento continuam correndo em segundo plano se ninguém pausar a automação. Sem controle sobre essas datas, a clínica corre dois riscos:
a Tais executa uma tarefa recorrente (autorização, geração de XML, pré-faturamento) num dia sem equipe para tratar pendência;
o paciente não recebe aviso de horário alterado a tempo, o que já pressiona métricas de agendamento pelo WhatsApp.
Como funciona a pausa programada
A configuração fica em Configurações > Convênio > Pausas programadas, onde ficam listadas todas as pausas já cadastradas na organização.
Para criar uma nova pausa, o administrador da clínica clica em Nova pausa e define a data. Pode ser um único dia ou um período, como do dia 29 ao dia 1º, e a data de término sempre corresponde ao último dia da pausa. Dá para adicionar uma descrição, como "Recesso de fim de ano", para identificar o motivo depois.
O ponto que muda o comportamento da automação é a escolha de como tratar a próxima autorização: pular a execução ou usar o próximo dia útil. A Tais sempre pula a execução que cai exatamente no dia da pausa. A escolha feita nessa etapa define apenas o que acontece com a autorização seguinte, não com a pausa em si.
Cada pausa tem um status, que também define o que pode ser feito com ela:
Programada: ainda pode ser editada ou excluída;
Concluída: já passou, sem ações disponíveis;
Excluída: fica registrada no histórico como excluída.
Um filtro por data, no canto da tela, ajuda a localizar pausas específicas. A gestão fica restrita ao administrador da clínica, o que evita que qualquer usuário altere a rotina de faturamento sem critério.
O que fazer daqui para frente
Com a Copa ainda em andamento e o recesso de fim de ano no radar, vale mapear com antecedência os dias em que a operação vai reduzir ou fechar, e cadastrar essas pausas na Tais assim que a data for confirmada. Isso evita autorização parada no meio do fluxo ou XML gerado sem ninguém para tratar eventual pendência.
Enquanto a Tais organiza o que acontece com convênio e autorização nesses dias, a comunicação com o paciente sobre horário alterado passa pela Agente Digital Júlia, que atende pelo WhatsApp e pode avisar sobre mudança de expediente antes que o paciente tente marcar um horário que não existe mais naquele dia.
Organize os prazos de faturamento que cruzam feriado e recesso com este calendário financeiro para convênios médicos.
Escrito por
Júlia Putini
Especialista em conteúdo e marketing da Tivita.
