Toda clínica com mais de um profissional enfrenta o mesmo problema no fechamento do mês: separar o que foi faturado do que foi efetivamente recebido, calcular a porcentagem de cada médico ou terapeuta e só então liberar o pagamento. Quando isso depende de planilha, o risco de erro cresce junto com o número de profissionais e convênios ativos.

O modelo mais comum no setor é o percentual fixo por atendimento, geralmente em torno de 70% para o profissional e 30% para a clínica, com repasses semanais, quinzenais ou mensais definidos em contrato. Esse cálculo parece simples até a clínica somar convênios diferentes, glosas parciais e formas de pagamento distintas na mesma competência.

O que acontece quando o repasse depende de planilha

1. o cálculo trava quando um convênio paga fora do prazo e o profissional já espera o valor combinado;

2. divergências entre faturado e recebido só aparecem no fechamento, quando já é tarde para renegociar prazo;

3. cada profissional tem uma regra diferente de percentual, o que multiplica o risco de erro por linha;

4. sem rastreio por atendimento, o gestor não consegue mostrar ao profissional de onde veio cada valor;

5. glosas parciais exigem recálculo manual do repasse já feito, gerando ajuste no mês seguinte.

Como o Repasse Inteligente organiza esse fluxo

O Repasse Inteligente, dentro do Tivita Pay, calcula o valor devido a cada profissional a partir do que a clínica efetivamente recebeu de cada convênio, não do que foi apenas faturado. As regras de percentual, fixas ou por procedimento, ficam configuradas por profissional, sem precisar calcular manualmente todos os meses.

O pagamento é feito em lote, direto da conta digital integrada da Tivita Pay. Cada repasse fica vinculado ao atendimento que o originou, o que facilita a conferência da remuneração sem depender de planilha paralela. Rafaella Castro descreve esse tipo de mudança na prática em como encontrou na Tivita a estrutura financeira que faltava.

Como organizar a transição para repasse automatizado

Antes de migrar, vale mapear as regras de percentual de cada profissional, por convênio e por procedimento, porque é essa granularidade que evita trabalho repetitivo na configuração inicial. Nessa fase, vale também entender a diferença entre o que a clínica fatura e o que realmente entra em caixa, tema que o guia sobre a diferença entre receber e faturar detalha com mais profundidade.

Acompanhe também os indicadores que sinalizam se o repasse está saudável com este guia de métricas financeiras para gestores de clínica.