Uma clínica pode digitalizar todos os seus documentos e, ainda assim, continuar obrigada a guardar o papel. Para médicos, a Resolução CFM 1.821/2007 só autoriza eliminar o prontuário em papel quando o sistema eletrônico atende ao Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2), que exige assinatura digital com certificado ICP-Brasil. Sem isso, o arquivo digital convive com o físico.

Operar sem papel, portanto, depende de três etapas bem resolvidas: gerar documentos padronizados, enviá-los por canais seguros e assiná-los com o nível de assinatura que cada um exige. A última etapa é a que mais gera dúvidas, e está detalhada no guia sobre a diferença entre assinatura digital e eletrônica na saúde.

O que é uma clínica sem papel

Clínica sem papel é a operação em que prontuários, receitas, atestados, laudos, contratos e termos são criados, enviados, assinados e armazenados em formato digital, com validade jurídica. O objetivo é eliminar a impressão e o arquivo físico sem perder a segurança e o valor legal dos documentos.

Como gerar documentos digitais padronizados

O primeiro passo é transformar os documentos mais usados em modelos. Atestados, declarações de comparecimento, relatórios, recibos e termos de consentimento podem ter campos preenchidos automaticamente a partir do cadastro do paciente e do profissional, como nome, CPF, data e número de registro no conselho.

Modelos padronizados reduzem erros de digitação e garantem que todo documento saia com as informações que a lei e os conselhos exigem. Também facilitam auditorias, porque cada documento segue o mesmo formato e fica vinculado ao histórico do paciente.

A organização desses registros depende do tipo de prontuário adotado. Veja os tipos de prontuário eletrônico e como escolher o ideal para a sua clínica.

Como enviar documentos ao paciente com segurança

O canal mais usado para envio é o WhatsApp. Segundo pesquisa da Opinion Box de junho de 2025, 82% dos usuários brasileiros já se comunicaram com empresas pelo aplicativo. Mandar atestados, declarações e prescrições direto no celular do paciente elimina impressões e idas à recepção.

Como esses documentos contêm dados de saúde, o envio precisa seguir as regras da LGPD:

• envie só para o número ou e-mail cadastrado pelo próprio paciente;

• use aparelhos da clínica, e não celulares pessoais da equipe;

• registre o que foi enviado e quando.

A fiscalização não se limita a grandes empresas. A primeira multa aplicada pela ANPD, em julho de 2023, foi de R$ 14.400 a uma microempresa, por tratar dados sem base legal e não atender às solicitações da autoridade. Os cuidados com dados de pacientes estão detalhados nos três passos para adequar a clínica à LGPD.

Qual assinatura usar em cada documento

A Lei 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em três níveis (simples, avançada e qualificada) e define o mínimo exigido para documentos de saúde:

Assinatura qualificada, com certificado ICP-Brasil:

• receitas de medicamentos sujeitos a controle especial;

• atestados médicos em meio eletrônico.

Assinatura avançada ou qualificada:

• receitas comuns;

• laudos, relatórios e pedidos de exame;

• demais documentos assinados por profissionais de saúde.

Assinatura simples ou avançada, conforme o risco:

• contratos de prestação de serviço;

• termos de consentimento;

• autorizações assinadas pelo paciente.

A certificação digital está cada vez mais difundida. Em 2024, a ICP-Brasil emitiu mais de 10 milhões de certificados digitais, 12% a mais que no ano anterior, segundo o ITI.

Na plataforma Tivita, a integração com a prescrição digital da Memed permite emitir receitas com assinatura digital certificada sem sair do atendimento.

Quando o papel pode ser eliminado

Ter documentos digitais é diferente de poder descartar os físicos. Duas regras orientam essa decisão:

• Prontuário em papel digitalizado: a Lei 13.787/2018 permite descartar o original quando a digitalização é assinada com certificado digital ICP-Brasil.

• Prontuário médico criado em meio eletrônico: a Resolução CFM 1.821/2007 exige que o sistema atenda ao nível NGS2, que inclui assinatura digital ICP-Brasil, para dispensar o registro em papel.

Profissionais de outras categorias, como psicólogos, fisioterapeutas e fonoaudiólogos, devem consultar também as normas do próprio conselho.

Benefícios de operar sem papel

Quando as três etapas estão resolvidas, a clínica ganha em quatro frentes:

• Rastreabilidade: cada documento fica vinculado ao paciente, com registro de quem emitiu, quando e como foi assinado.

• Segurança: o risco de extravio cai, e o acesso pode ser restrito a quem participa do atendimento.

• Tempo: a equipe deixa de imprimir, digitalizar e arquivar documentos.

• Custo: os gastos com papel, impressão e espaço físico de arquivo diminuem.

Essas mesmas etapas sustentam o atendimento remoto, em que todo o fluxo de documentos já nasce digital. Veja como organizar o atendimento online e a telemedicina no dia a dia da clínica.