Construir um calendário financeiro anual é essencial para quem assume a gestão em saúde. Um planejamento claro contribui não só para a organização de pagamentos e recebimentos, mas também para tomar decisões estratégicas com base em datas-chave.

Entre elas, estão: abertura e fechamento de exercício, recolhimento de impostos, previsão de compras, revisão de contratos e reservas de caixa. Com um cronograma bem estruturado, você evita surpresas, melhora o fluxo de caixa e ganha previsibilidade. A seguir, veja como se organizar em cinco etapas e o passo a passo de cada uma delas. 

1. Identifique as principais datas financeiras

Antes de qualquer planilha, comece definindo o período de referência do seu calendário (alinhado ao ano fiscal da organização) e mapeando todas as datas fixas que não podem falhar, como impostos, contribuições e obrigações legais. Em seguida, sobreponha eventos sazonais que afetam o caixa e a operação (campanhas, sazonalidade de demanda, férias prolongadas), criando uma linha do tempo única onde obrigações regulatórias e picos de atividade ficam visíveis de ponta a ponta. Passo a passo:

• alinhe o calendário ao seu ano fiscal (por exemplo, de janeiro a dezembro ou outro ciclo próprio);

• liste datas fixas como impostos, contribuições e obrigações legais;

• inclua eventos sazonais, como campanhas ou períodos de férias prolongadas.

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2. Integre marcos de planejamento, revisão e ajustes

Transforme o calendário em um ciclo vivo ao marcar prazos claros para o orçamento anual e revisões periódicas. Também chamadas de "checkpoints trimestrais" funcionam como “pit stops” para comparar o previsto com o realizado e ajustar rapidamente quando receitas ou custos saem da rota. Passo a passo:

• defina prazos para orçamento anual e revisões trimestrais;

• orçamentos anuais devem estar prontos antes do início do exercício e incluir projeções de receitas e despesas;

• use checkpoints para revisitar previsões e ajustar o plano conforme surgem variações de receita ou despesa.
  
  
  

3. Utilize ferramentas e modelos práticos

Ganhe velocidade usando modelos que já organizam o planejamento ao longo dos 12 meses, com visão de prazos, metas e fluxo de aprovações. Além disso, para tornar a operação ainda mais ágil, automatize tudo o que for possível, como agendamentos e faturamento de convênios. Passo a passo:

• explore modelos que ajudam a visualizar o planejamento ao longo dos 12 meses;

• dentro da Tivita você conta com um dashboard de Inteligência Financeira, onde são gerados automaticamente, mês a mês, relatórios sobre a sua operação, como: total de atendimentos, cobranças, taxa de ocupação, etc.
  
  

4. Inclua tarefas de manutenção mensal, trimestral e anual

Defina uma cadência de manutenção que distribua o trabalho ao longo do ano: mensalmente, revise o fluxo de caixa, atualize relatórios e ajuste o orçamento; a cada trimestre, reavalie metas e projeções; anualmente, renove contratos e seguros, analise investimentos e prepare a documentação tributária. Essa distribuição reduz gargalos, mantém disciplina e evita surpresas de última hora. Passo a passo:

• mensalmente: preveja revisão de fluxo de caixa, atualização de relatórios e ajustes no orçamento;

• trimestralmente: revise metas, vire o trimestre e atualize projeções;

• anualmente: revise contratos, renove seguros, analise investimentos e prepare documentos para tributação;
  
  

5. Mantenha flexibilidade e colaboração

Um bom calendário financeiro tem marcos claros, mas espaço para respirar: deixe margem para imprevistos, ajuste premissas quando o cenário mudar e envolva áreas-chave (financeiro, operações, comercial) tanto na elaboração quanto nas revisões. Passo a passo:

• inclua marcos claros, permita ajustes conforme imprevistos e envolva outras áreas na construção do plano;

• revise o calendário ao menos a cada trimestre para garantir que prazos e valores continuem relevantes à realidade da operação.

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